Een collega gebruikte ChatGPT om sneller e-mails te schrijven. Iemand anders vond een AI-tool voor presentaties. De marketeer werkt met weer een andere tool voor social posts. En voor je het weet heeft bijna iedereen binnen je organisatie zijn eigen AI-favorieten. Dat voelt als innovatie: mensen die zelf productiever worden, die vooruit willen.
Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat 80% van de mkb-medewerkers AI-tools van buiten meeneemt naar hun werk. Dat heet shadow AI en het veroorzaakt precies dezelfde uitdagingen als destijds met Dropbox en WhatsApp: handige tools waarvan niemand precies weet waar de data belandt.
Bijvoorbeeld salesmedewerkers die offertes in ChatGPT plakken om ze te verbeteren, zonder erbij stil te staan dat er klant-specifieke informatie in staat. Administratie die een slimme factuurtool gebruikt die niet gekoppeld is met de boekhouding, waardoor gegevens alsnog handmatig verwerkt moeten worden. En intussen heeft iedereen weer een ander abonnement, andere login, andere voorwaarden.
En dat kost tijd, geld én controle. Meerdere abonnementen van tientallen euro’s per maand. Extra beheer op al die accounts. Training voor elke nieuwe tool. Data die verspreid raakt over allerlei platformen. En de continue vraag of alles wel veilig is.
Stel je voor dat je team niet langer heen en weer hoeft te schakelen tussen al die losse apps. Maar dat één AI-assistent aanwezig is in alles wat ze al gebruiken: Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint. Een assistent die meeleest met de context die je organisatie al heeft opgebouwd. Die weet wat er vorige week in Teams besproken is, wat er in dat contract stond of welke afspraken je vorig jaar met een klant maakte.
| Wat Microsoft 365 Copilot Business doet: Geen extra systeem. Geen nieuw platform. Maar AI die geïntegreerd zit in de tools waar je organisatie al de hele dag in werkt. |
Je hoeft niet meer te zoeken naar die ene mail met afspraken van vorig jaar; Copilot haalt de juiste passages direct op. Je stelt één keer je beveiligingsbeleid in, en dat geldt meteen voor alle apps. Er is geen wildgroei aan abonnementen meer. Eén licentie dekt alles.
Het voelt niet als werken met een nieuwe tool, maar als werken op de manier waarop je altijd al werkte, alleen sneller, slimmer en met veel minder gedoe.
Neem een traject van offerte tot opdracht. Je accountmanager opent Teams om een klantgesprek voor te bereiden en krijgt automatisch een samenvatting van eerdere gesprekken en relevante documenten. Na het gesprek dicteert hij de highlights, die Copilot omzet in een nette, gestructureerde notitie. De officemanager maakt vervolgens de offerte in Word, waarbij Copilot prijzen uit Excel haalt en suggesties doet op basis van eerdere succesvolle offertes. De directeur ontvangt in Outlook niet alleen de offerte, maar ook een beknopte contextsamenvatting. En zodra de deal rond is, genereert Copilot in Excel meteen een projectplanning.
Alles gebeurt in dezelfde tools als altijd. Het verschil zit in de snelheid en het gemak.
En dat vertaalt zich direct naar besparing. Minder tijd kwijt aan mails, vergadernotities, rapportages. Minder fouten. Minder dubbel werk. Voor een gemiddeld mkbbedrijf met 25 medewerkers scheelt dat al snel tien tot vijftien uur per week aan administratieve taken.
Organisaties die met meerdere losse AI-tools werken, betalen vaak ongemerkt €60–80 per medewerker per maand. Copilot Business begint bij €27, met aanzienlijk meer mogelijkheden. Je beheert alles vanuit één Microsoft 365 Admin Center in plaats van een hele lijst externe tools. Als IT-beheerder bespaar e hiermee elke maand waardevolle uren.
En de grootste winst zit in snelheid: een offerte is geen uur werk meer, maar twintig minuten. Een rapport dat eerst twee uur kostte, is nu in een kwartier klaar. Die tijd kan naar klanten, kwaliteit en groei.
Daar komt bij dat mkb-organisaties 30% korting krijgen op Copilot Business. Het is speciaal voor bedrijven tot 300 medewerkers. En tot 31 maart 2026 zijn er bundelkortingen tot 35%. Enterprisekwaliteit voor mkb-prijzen, eindelijk bereikbaar.
De wildgroei van losse AI-tools gaat voorlopig niet stoppen. Elke week komt er wel weer een nieuwe bij. Verbieden werkt niet; teams willen vooruit. De oplossing ligt in één platform dat wél overzicht en veiligheid biedt. Een plek waar je data blijft waar die hoort, met één duidelijk beveiligingsbeleid en één manier van werken voor je hele organisatie.
Daarom is de belangrijkste vraag niet óf je AI inzet, maar hoeveel tools er ondertussen gebruikt worden en of je daar grip op hebt. Met Microsoft 365 Copilot Business heb je die grip, zónder dat het ten koste gaat van innovatie.
Benieuwd hoe Copilot past binnen jullie workflow? Plan een vrijblijvend gesprek waarin we je laten zien hoe je in één platform alles onder controle houdt.
Deel artikel
