Met zo'n 340 medewerkers verspreid over 12 posten die 24/7 ambulancezorg leveren in IJsselland, is betrouwbare IT geen luxe maar een absolute must. In 2024 besloot Ambulance IJsselland daarom dat het tijd was voor een update en ging op zoek naar een toekomstbestendige oplossing. Die zoektocht leidde naar Interstellar. Samen gingen we de uitdaging aan: een intensieve samenwerking die naast de technische migratie ook draaide om een soepele adoptie in de hele organisatie.
‘Bij Ambulance IJsselland gaat IT veel verder dan kantoorvoorzieningen’, legt Arjan Hanekamp, manager informatievoorziening en innovatie, uit. ‘Dit loopt van reguliere applicaties tot de meldkamer en ambulancezorg zelf. We zetten bijvoorbeeld meldingen digitaal door naar ambulanceteams en informeren ziekenhuizen en huisartsen direct vanuit de auto’s.
Bij deze noodzakelijke IT-oplossingen is het belangrijk dat ze betrouwbaar en robuust zijn.’ Ambulance IJsselland opereert vanuit 12 posten binnen een van de 25 ambulanceregio’s van Nederland. In zo’n kritieke omgeving waarbij elke seconde telt, hebben IT-problemen directe effecten op de collega’s die patiëntenzorg leveren.
Vanwege ontbrekende chemie met de oude IT-dienstverlening, ging Ambulance IJsselland in 2024 op zoek naar een nieuwe partner. ‘We stelden een Programma van Eisen op om goed helder te krijgen wie het best bij ons past’, vertelt Hanekamp. In die selectieprocedure kwam toenmalig Exite (nu onderdeel van Interstellar) als beste uit de bus. Niet de technische expertise gaf de doorslag, vooral de focus op de eindgebruiker en het adoptietraject haalde Ambulance IJsselland over de streep.
‘IT implementeren is niet alleen een technische aangelegenheid. Wanneer de adoptie slecht wordt begeleid, raken gebruikers de weg kwijt’, benadrukt Hanekamp. De gewenste betrokkenheid? Die was er vanaf dag één. Zo reed onze adoptiespecialist Madelon mee met de ambulance om een alomvattend beeld te krijgen van hoe IT bij Ambulance IJsselland was georganiseerd; van melding tot uitrit en alles daaromheen.
Het is een compleet sociaal netwerk, waar iedereen binnen onze organisatie met elkaar communiceert. Vandaar dat dit in de nieuwe omgeving leidend moest blijven.
Arjen HanekampManager informatievoorziening en innovatie
Het project was zeker geen eenvoudige klus. Ambulance IJsselland wilde overstappen van een virtuele desktop-omgeving naar modern werken in Microsoft 365, mét hun bestaande intranet Ambuplein als basis. ‘Dit platform wordt al jaren intensief gebruikt’, legt Hanekamp uit. ‘Het is een compleet sociaal netwerk, waar iedereen binnen onze organisatie met elkaar communiceert. Vandaar dat dit in de nieuwe omgeving leidend moest blijven.’
We namen de volledige IT-infrastructuur over van de oude leverancier en verplaatsten alles naar de soevereine Fundaments-cloud. De uitdaging lag niet alleen in de techniek, zoals Windows File Server naar SharePoint Online migreren en veilig mailen implementeren met Bastion 365; ook een goede gebruikerservaring kreeg onze volle aandacht. Zo richtten we voor rijdienstmedewerkers Microsoft 365 F3-licenties in met een veel gemakkelijkere login-ervaring. ‘Binnenkort implementeren we deze vereenvoudigde login voor de hele organisatie, waarbij medewerkers met hun tag in plaats van een gebruikersnaam en wachtwoord inloggen’, vertelt Hanekamp. Dat is efficiënter én veel meer van deze tijd.
Ondanks de zorgvuldige voorbereiding kende het project zijn uitdagingen. De planning was strak en veel ruimte voor speling was er niet. ‘Dit lag niet enkel bij Interstellar, maar had bijvoorbeeld ook te maken met ons relatief jonge interne IT-team’, reflecteert Hanekamp. ‘Terugkijkend hadden we daardoor aan de voorkant meer tijd nodig.’
Het project duurde uiteindelijk een half jaar met de go-live als ‘big bang’ voor de hele organisatie: op een geplande dinsdagochtend om stipt 8.00 uur ging alles en iedereen over naar de nieuwe omgeving. ‘Dit verliep soepel, al kwamen er wel wat kinderziektes naar boven. Die zijn gelukkig snel en adequaat getackeld. Er is echt vol energie gewerkt en hard aan getrokken’, concludeert Hanekamp
De sleutel tot succes? Goede begeleiding van alle gebruikers. ‘Interstellar verzorgde trainingen voor interne ambassadeurs: ICT-rolhouders op elke ambulancepost die als aanspreekpunt fungeren. Ook kantoormedewerkers die een laptop gebruiken, volgden een korte training om wegwijs te worden’, vertelt Arjan. Daarnaast is er bij Ambulance IJsselland intern van alles georganiseerd.
Naast een flinke bak aan handleidingen, instructievideo’s en e-learnings, richtten Arjan en zijn team voor de eerste drie weken na migratie extra hulplijnen in. ‘Van ’s morgens tot ’s avonds laat zat er iemand klaar om vragen per mail of telefoon te beantwoorden. Een enkeling had een technische vraag of gedoe met rechten, maar doorgaans konden we verwijzen naar onze documenten’, vertelt Hanekamp.
Nu de nieuwe IT-infrastructuur staat, kijkt Ambulance IJsselland voorzichtig weer vooruit. ‘Het komende jaar willen we vooral stabiliseren en meer rust creëren’, zegt Hanekamp. Wel staan er al wat ontwikkelingen op de planning, zoals een nieuw digitaal meldformulier en andere hardware in ambulances. Ook doorlopende innovaties, zoals het gebruik van groene zones voor ambulances, scans voor patiëntidentificatie en medische tests ter plaatse, blijven prioriteit.
Bij een deel van deze plannen is Interstellar (assisterend) betrokken, onder andere om het AFAS-systeem aan Active Directory en de Microsoft Entra-omgeving te koppelen en de login via tags volledig te implementeren. Arjan sluit optimistisch af: ‘Er staat nog genoeg op de planning, maar we pakken dit vol vertrouwen samen aan.’
Deel artikel
